人材育成マニュアルが必要な理由とは｜効率的なマニュアル作成方法など合わせて解説
スタッフを多く抱える企業にとって人材育成は大きな課題ですが、いざ行おうと思うと適切な方がわからないこともあるのではないでしょうか。そこで店舗を持つ企業の人材育成担当者に向けて、人材育成マニュアルが必要な理由を解説します。人材育成を効率化するマニュアル作りについても合わせて解説しますので、参考にしてください。
人材育成とは
人材育成は「企業に貢献できる人材を育成する」ものでなくてはなりません。ただ現場の仕事ができるように訓練すればいいというわけではなく、中長期的な視点で考え、企業の戦力となってくれる人材に育ってもらうことが大事です。企業の目標や将来のビジョンを踏まえたうえで従業員が主体的に仕事に取り組みつつ、それぞれの能力を発揮できるようになることも目指します。
人材育成を行うことの重要性
人材育成を行うことで従業員が持つ潜在能力を引き出せれば、結果的に企業の成長や業績アップにつながります。しっかりした人材育成を行うことで従業員自身がやりがいを感じ、離職率を下げることにもつながるでしょう。人が企業にとって大事な資源であることを踏まえ、優秀な人材を確保し、育てていくことが企業の成長にとっても重要です。
人材育成の手法は大きく3つに分けられる
具体的な人材育成の手法は複数あり、主に以下の段落で解説する3つに分けられます。詳細を確認しておきましょう。
1.OJT（On the Job ）
OJTは現場の先輩がトレーナーとなり、実際に仕事に就く配属先で指示を受けながら業務内容を学ぶ方法です。人材育成の代表的な手法であり、多くの現場で用いられています。実務を習得しやすいのはもちろん、相談できる先輩にマンツーマンで教えてもらえるメリットがあります。
2.研修やe-ラーニング・Off-JT（Off the Job Training）
職場から離れて行われるもので、具体的には研修やeラーニングなどが挙げられます。実践的な内容というよりは、業務に必要な知識・理論などを体系的に学べる方法です。業務に対する理解度を高めておくことでスムーズに実務をスタートできるため、導入する企業が増えています。
3.自己啓発・SD（Self Development）
企業が実施する研修や教育プログラムではなく、従業員自身が自発的に学ぶ方法です。例えば外部で実施されているセミナーへの参加や、書籍を読むなどの方法が一般的です。企業によっては自己啓発を奨励し、費用の補助や資格取得時のお祝い金制度を設けているところもあります。
人材育成にマニュアルが必要な理由
効果的に人材育成を行うためにはマニュアルが必要です。以下の段落では、マニュアルが必要な理由を複数の観点から解説します。
OJTや自己学習の需要が高まっている
人材不足に悩む企業は多く、人材育成に人手を割けないことも珍しくありません。集合研修を開催するのが難しいなどの理由から、人材育成の方法としてOJTや自己学習の需要が高まっています。加えて2020年からのコロナ禍もあり、より集合研修は減少している傾向です。効果的にOJTや自己学習を行うためには、マニュアルがあると便利です。
人材育成マニュアルを作成することで、効率よく均一な内容で【教える・学ぶ】ことができる
マニュアルとして業務に必須の知識や必要なスキルをまとめておくことで、効率的に内容を伝えられます。人材育成に必要な内容を見える化しておくことで、人材育成がスムーズになるでしょう。 例えば均一な内容のマニュアルがあれば、教える側のスキルで差が出ることも少ないはずです。人によって言うことが違うという状況が起こらないようにできるほか、仕事の質がばらつくことも防げます。教える側と学ぶ側が、お互いの時間に縛られずに人材育成が行える点もメリットです。
人材育成に関する課題を解決するために役立つ
人材育成を行ううえで、教える側はもちろん教わる側にも課題があります。両者にどのような課題があるのか、解決するためにも確認しておいてください。
教える側の課題
教える側の課題として、時間を確保しにくいことが課題のひとつです。人材不足が慢性化している状況下では、教える側に余裕がないことも考えられます。自身の業務をこなすことで精一杯になり、人材育成にかける時間を持てないこともあるでしょう。マニュアルは教える側の負担を減らしつつ、人材育成の効率化を図るのに役立ちます。教える側のスキル不足も課題です。マニュアルをしっかり整えることで、育成する側のスキル不足を補ってくれます。
教わる側の課題
教わる側にとって、自身の業務で忙しい先輩の手を止めてしまうことは心苦しいのではないでしょうか。マニュアルがあれば質問しづらい状況が減り、いつでも振り返ることが可能です。図や写真などを取り入れることで、さらに理解しやすいマニュアルになるでしょう。
店舗の人材育成を効率化するマニュアルの作り方
人材育成を効率化するためのマニュアル作りには、いくつかポイントがあります。以下の3点を踏まえておくようにしましょう。
マニュアルの目的、用途を明確にする
マニュアルと一概にいっても、職場や職種によって状況は違います。ただ漠然と作ればいいわけではなく、実際に使う人は誰なのか、使うのはどのような場面なのか、従業員にどのようになってもらいたいのかなど、具体的に想定しましょう。使う人や場面によって伝えるべき内容も変わるため、用途を明確にしておくことが大事です。
マニュアルに記載したい業務内容、作業手順を整理する
マニュアルに記載したい業務内容や作業手順など、まずは情報を洗い出し、整理するところからスタートです。この段階ではなるべく多くの人から情報を得ることを心がけ、漏れがないようにしましょう。企業に貢献してくれる人材の育成を目指すためには、目の前の業務内容や作業手順だけではなく、業務全体の理念や考え方を伝えることも大事です。
マニュアルで伝える内容の範囲を明確にする
できるだけ業務内容を網羅したマニュアルを作成したいところですが、伝える内容はある程度範囲を定めておくようにしましょう。あれもこれもと詰め込めば、何を伝えたいのか分からなくなってしまうこともあります。すべてをカバーした完璧なものを目指すというよりは、必要なポイントを押さえつつ、どこまでで完成とするかを決めておくことも大事です。
人材育成マニュアルを作成する際の注意点
人材育成マニュアルは作成してしまえば終わりというわけではありません。作成時はもちろん、作成後の注意点についても確認しておきましょう。
作成したマニュアルが正しく運用されているか確認する
同じマニュアルでも、読む人によって解釈に違いが生じる場合があります。管理者側の意図した通りに内容を受け取ってもらえなければ、マニュアルとして正しく機能しないかもしれません。食い違いが起こらないようにするためには、複数人で確認することが大事です。また、誤解を招きそうな抽象的な表現を避けるなど、言葉づかいも注意しながら作成するようにしましょう。
定期的に見直しや更新を行う必要がある
企業を取り巻く状況が変化すれば業務内容が変わることもあるため、現場との齟齬が起きないよう、マニュアルも定期的な見直しが必要です。実際に使ってみて、現場では使いづらいところが明らかになることもあります。ときには従業員からのフィードバックをもらい、修正しながら常に最新のマニュアルに更新していく必要があります。
いつでも閲覧可能な状態にしておく
マニュアルは必要なときに参照できなければ意味がありません。従業員にとって使いやすいように、いつでも閲覧可能な状態にしておくことが求められます。従来は紙媒体でのマニュアルが一般的でしたが、現在ではクラウドで管理する企業が増えているでしょう。セキュリティ面には十分注意を払いながら、利便性の向上を考えることが大事です。
短文で作成、図や写真や動画も利用するなど、誰もがわかりやすいマニュアルを作る
マニュアルでは回りくどい長文を避け、意識的に簡潔な文章で作成することがポイントです。また、図解や写真、動画などを取り入れることで見やすくなります。活用する従業員の視点にたち、必要に応じて視覚面での工夫をすることも大切です。迅速に必要な内容を把握できるようにするためにも、誰にでも分かりやすく、読みやすい内容になることを意識して作るようにしましょう。
マニュアル内の業務の目的や意味、マニュアルを確認するタイミングなども記載しておく
ただ手順だけを羅列しても、従業員に正しく企業側や管理者側の意図が伝わりにくい可能性があります。業務の意味や目的も合わせて記載しておくことで全体像が分かり、自分がやるべき業務が把握しやすくなります。マニュアルを確認するタイミングや、チェックリストを組み込むなど、重要ポイントを分かりやすくするのも効果的です。
マニュアルを見たあとの実践機会を設ける
実務に就くためにはマニュアルの内容を把握している状態が求められますが、実際にはただ読んだだけで業務内容すべてを身につけるのは難しいのではないでしょうか。学んだ内容を定着させるためには、実践することが重要です。学んだ知識を生かせる業務に従事させたり任せたりなど実践を積ませ、結果を振り返りながらブラッシュアップしていくようにしましょう。
まとめ
人材育成はただ業務の手順を教えるだけではなく、企業が成長していくために貢献してくれる人材を育てることを意味しています。人材育成の方法にはいくつかの種類がありますが、バラつきを出さず、効率よく行うためにはマニュアルが必須です。
マニュアル作成で効果的な方法のひとつとして、視覚で訴えられる動画がおすすめです。ABILI Clipは大手企業の導入も多く、幅広い分野の動画作成を一括で任せられます。課題の解決にとどまらないコンサルティングやサポートにも対応しています。
マニュアル作成を検討しているなら、ABILI Clipにお任せください。
