店舗管理とは？業務内容や店長・本部が抱える課題、効率化する方法について解説

店舗管理とは、スーパーなどの小売店や飲食店などの店舗経営の状況を判断し、マネジメントすることです。この記事では、店舗を持つ企業のマネジメント担当者に向けて、店舗管理の概要や業務内容、本部が抱える課題などについて解説します。あわせて、店舗管理を効率化する方法も解説するので、効果的な店舗管理や売上拡大に役立ててください。

店舗管理の業務とは

店舗管理の業務は多岐にわたります。ここでは、店舗管理の業務内容について詳しく解説します。

売上管理や分析

店舗管理では、売上管理や分析が欠かせません。売上管理とは、1日ごとの売上高を把握する業務です。売上管理は、ただ単に毎日の売上高を把握するだけではなく、売上分析をするためにも重要です。売上分析とは、売上の状況を分析する業務となります。売上管理で得たデータをもとにして、何がどのくらい売れているのか、売上のピーク時間、客足が鈍る曜日や時間などを分析します。分析結果を参考にすることで、売上向上につなげられます。

従業員管理

従業員管理とは、従業員のシフトや勤怠管理などを行う業務です。適切な人員配置や適正な人件費にするためにもシフト・勤怠管理は欠かせません。また、人材育成や働く環境の整備なども従業員管理のひとつだと考えられています。店舗をスムーズに運営するには、従業員が必要です。そのため、従業員への教育や研修などを行って人材育成をしたり、従業員が心地よく働ける環境を整えたりする必要があります。

在庫管理

在庫管理とは、現金化されるのを待っている商品や材料などを管理することです。在庫管理は店舗運営において、非常に大切な業務となっています。店舗運営では、在庫を効率的に消費していくことで売上や利益アップが見込めます。在庫が多くなってしまえば資金繰りが悪化してしまいますし、在庫が少なければ機会損失につながる可能性があります。そのため、適正な在庫を保つように管理する必要があり、在庫管理はとても重要です。

仕入管理

仕入管理とは、商品などの物を仕入れて販売するまでの一連の管理を指します。例えば、見積もり依頼や契約、支払いなども含まれます。仕入管理も在庫管理と同様に重要な業務で、在庫管理や売上管理などが適切に行われていることが大切です。複数の店舗を経営している場合には、一部の店舗である商品が爆発的に売れた際、ほかの店舗の仕入れを増やすなどの連携が必要になります。そのため、仕入管理は別々に行うのではなく一元管理しましょう。

運営管理

運営管理とは、店舗運営全般を把握して管理することです。例えば、店内の音楽の音量は適切かどうか、飲食店であれば料理の提供時間は適正か、接客の良し悪しなどといった、店づくりが運営管理に含まれます。売上や利益を高めるには、リピーターを獲得する必要があります。課題や問題点などをしっかり把握することが、また来たいと思ってもらえる店づくりに役立ちます。その上で、ユーザー目線に立って店舗運営を見直していきましょう。

店舗が抱える店舗管理の課題

店舗が抱えている店舗管理の課題は大きく分けて6つあります。ここでは、店舗管理の課題について解説します。

売上管理に追われる

店舗管理では、売上管理をしっかり行うことが重要ですが、売上管理の事務作業に時間を割かれ過ぎてしまうという課題があります。例えば、手書き伝票に注文を記入してレジに打ち込むという形をとっている場合、閉店後に手書き伝票とレジの金額を照らし合わせて計算をしなければいけません。アナログで売上管理を行っている場合、手間がかかるだけではなく、時間帯別の購買行動分析ができないなど、売上分析にも支障をきたします。

従業員への指導が十分にできない

売上管理や在庫管理などの事務作業が忙しくて、従業員への教育や指導が十分に行えないケースも少なくありません。従業員への教育がしっかりと行えないと、仕事がなかなか覚えられないため即戦力に育ちません。人材が不足している現場の場合、業務の属人化が起こりやすくなり、業務のノウハウが共有できず、効率的に仕事が覚えられない可能性があります。

勤怠管理がスムーズにできない

勤怠管理が円滑に行えないという課題もあります。タイムカードや出勤簿などは、時間をずらす不正打刻や改ざんして申告する従業員が出るリスクがあります。勤怠管理の管理者は、シフト表とタイムカードなどを照らし合わせながら計算しなければいけません。そのため、勤怠管理に手間がかかってしまいます。

在庫に過不足が生じる

発注業務が適切に行われていない場合、在庫数が多くなりすぎたり、逆に少なくなりすぎたりします。在庫数を多く抱えてしまう場合には、商品などが経年劣化を起こす、管理コストが高まってしまう、在庫数を正確に把握できずさらに在庫が増えるなどの問題が起こります。在庫が不足すれば、機会損失につながるでしょう。

店長の負担が増える

店舗管理では、本部への報告も欠かせません。報告書の作成や管理業務などの事務作業、本部への報告などで店長への負担は増加してしまいます。店長になったばかりで管理に慣れない場合は報告書の作成などに時間がかかってしまうでしょう。それにより、報告の遅れや漏れ、報告が行えないなどの事態に陥る可能性があります。

売上改善まで手が回らない

店舗管理では、本部へ報告する事柄が数多くあります。そのため、店舗管理者は店舗管理業務だけで手いっぱいになってしまい、売上改善の施策まで手が回らない可能性も高いでしょう。例えば、従業員とのコミュニケーションや教育が疎かになったり、売上向上のための施策を練る時間がなくなったりします。これにより、経営がうまく回らないケースもあるでしょう。

本部が抱える店舗管理の課題

店舗だけでなく本部でも、店舗管理の課題を抱えています。ここでは、本部が抱える店舗管理の課題を解説します。

各店舗の状況が把握できない

本部が抱える課題としては、各店舗の状況が把握できずに現場の管理がうまくいかないといったケースが挙げられます。本部で各店舗の売上状況や在庫数、問題点などがわからないため、売上を向上させるための適切なコンサルティングが行いにくくなります。また、店舗ごとの売れ筋などが把握できず、キャンペーンなどの販促が実施しづらくなるのも課題のひとつです。

指示が正しく伝わっているかがわからない

複数の店舗を展開している企業では、本部からの指示がきちんと伝わっているかどうかがわかりません。本部からの指示がメールや電話などでバラバラになっている場合、現場に指示した内容を共有できないという問題もあります。店舗に指示した内容が理解されたのか、施策の進捗状況などの把握ができずに、課題解決がしにくくなるでしょう。

店舗管理を効率化する方法

店舗管理を効率化する方法は、大きく分けて2つです。ここでは、店舗管理を効率化する方法を解説します。

マニュアルを作成する

基本的な業務は、マニュアルを作成するとよいでしょう。マニュアルを作成することで、業務内容を言語化して共有できます。これにより、業務の属人化が防げるでしょう。また、業務内容の説明を省けたり、従業員に業務を早く覚えてもらいやすくなったりと、さまざまなメリットがあります。マニュアルは書面化しても構いませんが、動画マニュアルもおすすめです。音声や画像、動画などで見せられるため、書面ではわかりにくい部分もスムーズに伝えられます。

ツール・システムの導入を検討する

ツールやシステムを導入することにより、店舗管理業務を効率化できます。店舗管理業務では、事務作業などの負担が重くなりがちです。ツールやシステムを導入すれば、単純な作業の自動化や一元管理などができるため、人が行っていた業務の負担を軽減できます。ただし、ツールやシステムと一口にいっても、さまざまな種類があります。システムによって搭載されている機能などは異なるため、自社の業務にあうものや負担軽減につながるものを選びましょう。

まとめ

店舗管理の業務内容は幅広く、店舗管理者の負担が重くなる傾向があります。店舗管理の課題を把握し、効率化することが重要です。また、店舗管理を円滑に進めるためには、動画マニュアルを使うとよいでしょう。

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