動画マニュアルのメリットとは？内製化や外注のポイントやデメリットも解説
動画マニュアルは、文字と図では説明しにくい情報を的確に伝えられる手段です。また、業務の質向上やコスト削減を実現できるメリットもあります。
この記事では、動画マニュアルのメリット・デメリット、動画マニュアルを内製／外注するメリット・デメリット、紙マニュアルの必要性などを、企業事例を交えながら解説します。自社にとって動画マニュアルが有効か検討するうえで参考にしてください。
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動画マニュアルとは？
動画マニュアルとは、業務内容や業務フロー、製品の使い方などを伝えるための動画です。一般的には、紙マニュアルでは伝えにくい内容を抜粋したり要点をピックアップしたりして、短尺の動画にまとめます。
動画マニュアルの特徴は、直感的な理解を得やすいことです。文字で説明すると長文になる内容も、動画マニュアルなら数分でまとめられます。視覚と聴覚で理解できるので、イメージがつかみやすく記憶にも残ります。
動画にできるマニュアルの種類
動画マニュアルは社内向けと顧客向けに分けられます。
社内向け動画マニュアルは、業務手順をまとめたものや、マナーや経営理念などを教える研修用です。また、営業ノウハウや製造工程を記録して共有できます。
顧客向けマニュアルは、商品の使い方やサービスの利用方法をまとめたチュートリアル動画で、取扱説明書やWebサイトの情報を補完する役割があります。
動画マニュアル導入が有効な業種・職種
製造・介護・飲食・小売り・物流などのデスクワーク以外の業務には、動画マニュアルが適しています。これらの仕事は動画で説明しやすい人の動きや物の流れを理解することが重要なためです。
一方、デスクワーク中心の業務の教育プログラムでも動画は使えます。例えば、接客の様子や機器の操作は動画マニュアルを用いながら具体的な研修を行い、細かな内容は紙マニュアルを用いた講義形式にするなどです。
動画マニュアルのメリット
ここでは、社内用の動画マニュアルに絞って、活用メリットを解説します。動画マニュアルを導入すると、研修コストの削減や業務の質向上など、さまざまな効果が期待できます。
1.短時間で伝わる、理解できる
動画は視覚と聴覚に訴えることで、たくさんの情報を直感的に短時間で伝えられます。そのため、情報の受け手の負担が少ないことが特徴です。 例えば、重要なポイントで動画をストップしてズームしたり、危険行為に対して大きな文字で警告したりすれば、要点が的確に伝わります。
2.ランニングコストを抑えられる
動画マニュアルを一度制作すれば、何度でも何人でも再生できるため、研修工数を少なくできます。これは、研修のたびに人件費、印刷・郵送費が発生する紙マニュアルと違うメリットです。また、人数用のマニュアルを保管するスペースも必要ありません。
3.現場の作業クオリティやノウハウを可視化できる
文章では伝わりにくい「動き」に関する現場のノウハウや暗黙知を継承できます。また、情報伝達において指導者のバラツキが出にくいため、業務の均質化を実現しやすいこともメリットです。
4.紛失や流出のリスクが減る
動画マニュアルを自社サーバー内で管理してコピーできないようにするなどのセキュリティ対策によって紛失・流失のリスクを減らし、アクセス履歴も残せます。一方、紙マニュアルでは、問題が起きた場合は追跡が難しい面があります。
5.言語の壁を解消できる
動画マニュアルを使えば、言葉なしで教えられる業務を増やせます。紙マニュアルは多言語に翻訳しなければなりませんが、動画マニュアルなら必要ありません。言葉の壁を解消できることから、外国人を雇用する企業では、動画マニュアルの活用が広がっています。
動画マニュアルのデメリット
ここでは、社内用動画マニュアルのデメリットについて解説します。自社の従業員や設備に合わせて動画マニュアルの導入を検討しましょう。
1.閲覧するための環境整備が必要
視聴用の機器や、動画マニュアルにアクセスするためのクラウド型システムなどの整備が必要です。また、パソコンやWi-Fiルーターなどを、貸与しなければならないこともあります。
2.細かな注意点やルールなどの周知には向かない
社内規則や法律、細かな仕様の説明などには動画マニュアルは向きません。これらの情報を動画に盛り込むと、文字情報ばかりになったり、紙マニュアルを読み上げている状態になったりして伝わりづらくなるからです。
3.苦手意識をもつ利用者もいる
動画マニュアルを閲覧するには、パソコン操作やインターネット接続など、最低限のITリテラシーが必要です。これらが苦手な従業員に対しては、紙マニュアルとの併用などの対策が必要です。
4.動画容量が大きい
動画マニュアルの容量が大きいと、電子メールに添付できない、オンラインストレージで共有できない、パソコンのスペック不足で再生できないなどの問題が起こりやすくなります。 動画マニュアルの時間が長い場合や数を増やしたい場合は、運用方法を慎重に検討しましょう。
動画マニュアルを内製化するメリット
1.予算が抑えられる
動画マニュアルを自社で制作すれば、外注コストを節約できます。近年はスマートフォンのカメラで撮影して、無料ソフトで動画編集することも可能です。簡単な動画マニュアルなら自社制作できるでしょう。
2.社内のコミュニケーションで進められる
制作メンバーが社内にいるので、スケジュールを合わせやすいことがメリットです。急な変更が発生しても、すぐに集まって対応できます。また、外注先選びの工数とコストを、企画検討や動画制作に費やせます。
3.マニュアルの更新修正がすぐできる
社内で相談しながら柔軟に動画マニュアルを制作できます。例えば、急な仕様変更があった場合でも、一部の内容を柔軟に差し替えられるでしょう。追加コストも少なく、スピーディーに修正が可能です。
動画マニュアルを内製化するデメリット
1.制作ソフトやツールに慣れが必要
動画制作ツールとそれを使いこなせる人材が必要です。人材がいない場合は、工数を確保して使い方を学ぶため、想定以上に時間がかかるケースがあります。また、動画制作によって通常業務に支障が出る恐れもあります。
2.動画のクオリティ
クオリティの高い動画は、一般向けの機器やツールでは実現できません。性能上、問題がなくても、カメラワークや構図、演出方法などもあるため、プロに任せたほうがいいでしょう。
動画マニュアルを外注するメリット
1.クオリティが高い動画
動画制作会社は、プロモーション用や顧客向けの動画マニュアルも制作しているため、クオリティが高い動画マニュアルを作ってもらえます。複雑な編集動画も可能なので、視覚的に見やすく記憶に残りやすい動画になります。
2.通常業務を継続できる
動画マニュアル制作に必要な人材、工数などをアウトソーシングできます。そのため、外注は通常業務に影響を与えたくない場合に向く方法です。不慣れな人が内製することによる想定外のコストも発生しません。
動画マニュアルを外注するデメリット
1.コストがかかる
外注先の選定工数、外注費用、制作指示のための工数、制作後のメンテナンスコストなどがかかります。内製した場合と費用対効果を比べながら、外注を検討しましょう。
2.一定の時間が必要
動画マニュアル制作までに一定の時間が必要です。自社商品・サービスの特徴や業務内容について理解してもらわなければなりません。また、動画マニュアルの制作目的や視聴する人のレベルなどもしっかり伝えておく必要があるため、それなりの労力と時間がかかります。
紙マニュアルは不要なのか？
多くの場合、紙マニュアルと動画マニュアルの併用が必要です。動画マニュアルに置き換えられる紙マニュアルは破棄できますが、就業規則や商品カタログなど紙媒体でなければならないものも多くあります。
動画マニュアルは文字や図だけでは説明しづらい「動き」を伝えるのに有効です。このポイントに注目して、紙マニュアルからの移行を進めましょう。
紙マニュアルのメリット
1.再生の機器が不要
パソコンやスマートフォンなどがなくても、閲覧できることがメリットです。機器の故障や通信トラブルなどの心配もありません。また、ITリテラシーに関係なく、誰でも閲覧できることもメリットです。
2.マニュアルに書き込むことができる
紙マニュアルはメモやマーカーなどで書き込みができるため、記憶に残りやすくなり、習熟度を早める効果が期待できます。また、受け身になりがちな動画マニュアルと異なり、自発的な学習につながりやすいメリットもあります。
紙マニュアルのデメリット
1.ランニングコストがかかる
印刷代・郵送費などにコストがかかります。また、紙マニュアルの数が多い場合は保管スペースも確保しなければなりません。書庫が必要になったり、事務所の家賃が高くなったりする場合もあります。
2.利便性に乏しい
紙マニュアルは、厚みがあると携帯しにくいことや電子マニュアルのように検索できないなど、利便性が乏しいデメリットがあります。情報を更新した際に印刷し直さなければならないことや配布先に挿し替えをお願いするなど、手間がかかる面もあります。
まとめ
動画マニュアルは業務の質向上やコストカットなど、さまざまなメリットがあります。ただし、細かな内容を伝えるには不向きなので、紙マニュアルと併用しながら有効活用しましょう。
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